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....................................... Computer Telephony Integration (CTI)


 

 

利用公司現有之PBX交換機、電話內線、外線與VoIP網路語音建立電話會議機制。

陳先生是一公司的地區管理者,公司有五個辦公室分散在不同的地方,因此,他常利用電話會議的方式與客戶聯絡,並採用電話會議的方式與公司所有的業務員進行每週例行之業務會議。

身為一個管理者,眼見公司對電話會議之龐大需求,陳先生希望能找到一個理想的電信方案。經過分析後發現有以下四種可能的情況及問題:

情況一:採用傳統之交換機
但是傳統的交換機只能提供三方通話電話會議之良好通話品質,若超過三條外線則個人音量會降低不易清楚收聽而影響會議進行。

情況二:取代或升級現有之交換機
現今大部分之交換機都能針對任一電話會議提供三條以上的外線服務,但若會議中有任何一方先行離線,則此一會議被迫中止,佛利蒙先生必須重新發起一電話會議。

情況三:
伴隨著大部分可行方案,陳先生面臨一些技術性的問題,例如:他必須一個接一個的邀請或通知所有應參加電話會議的人員。這是非常麻煩且耗時的。

情況四:採用外部公司所提供之電話會議服務
坊間有數十家公司專門提供語音會議服務,但是必須給付每個月月費或每次電話會議召開時之連接費用。

所以這是一個關係到公司時間與金錢的問題。

TeleConference 是一個先進的電話會議系統,提供使用者省時又經濟的方式,計劃及設定電話會議,不管身處何地都能簡單方便的參加會議。TeleConference的特點有:

1. 使用簡單
有了TeleConference後,所有與會人員皆可主動撥入系統參加會議不用再被動的等待會議召集人一個一個的通知。參加電話會議就像是加入一個聊天室般的簡單。

2. 電話內線、外線與VoIP之間的連結
TeleConference允許以不同的外線界面參加會議,所以與會者有可能是在同一辦公室利用內線參加會議,也可以是其他分公司的員工利用外線參加會議,若與TeleSynergy VoIP 閘道器(Gateway) 整合,則可利用VoIP外線連結,也就是透過網路節省電話費而參加會議。

3. 節省外線資源
在同一分公司之與會人員可先串聯進行電話會議,之後再使用一條外線或VoIP與其他地區之電話會議室連結,連結之後即可二方共同進行會議。

4. 網頁化的管理及設定
系統中之每一分機都可以在網路瀏覽器上事先計劃和預訂一個虛擬的電話會議室。 TeleConference擁有這種網頁化的管理特性及友善的操作畫面,使得電話會議容易規劃及召開,再也不用額外使用其他電話公司的設備或系統,也不用付費召開會議。TeleConference可以隨時使用,沒有時間限制及費用的問題。

(1)TeleConference可定義電話會議之機密性程度
a.一般性的電話會議
允許系統中的任一人隨意進出會議,沒有與會人員或會議時間的限制。會議主席可依需求設置虛擬會議室及會議開始時間。
b.非公開性的電話會議
會議召集人限定會議開始的時間及與會人數。系統會自動給予一虛擬會議室,但對與會人員沒有特定之安全限制。任何人知道確定的會議時間就可以自由參加,當結束時間到時系統會提醒與會人員結束會議。
c.機密性的電話會議
對於與會人員有嚴格的安全限制,與會人員必須輸入身分證明資料及密碼。會議結束、時間到時系統會發出通知。

(2)可以同時間舉行一個以上的電話會議。
(3)提供網頁化的電話會議管理工具,會議發起人可以遠端檢視與會者上線的狀況及相關資訊,並可依需要從網頁管理端隨時移除任一與會人員而不會打擾電話會議之進行。
(4)系統中的每一分機皆可透過網路瀏覽器安排和設定一個電話會議及虛擬會議室。
(5)使溝通更有效率。
(6)降低電話會議的成本。
(7)節省寶貴時間及差旅費用並提供有效的會議。